Как повысить эффективность в работе с электронной почтой

Как повысить эффективность в работе с электронной почтой

В наш информационный век перед нами во весь рост встала проблема переизбытка информации. Она (информация) валится на нас с телеэкранов, из соцсетей, из поисковых систем, из мессенджеров, из электронной почты. Даже если бы это была нужная нам информация, нам было бы неимоверно сложно переработать её, а как среди этой лавины информации выловить то, что нам интересно и необходимо?

Известно правило Парето: 20% усилий приносит 80% результата и наоборот - 80% действий даст только 20%-ный "выхлоп". Так, может быть, стоит сосредоточиться на этих 20%?

Не будем сегодня замахиваться на всего информационного "слона", разберём хотя бы небольшую его часть - работу с электронной почтой.

Если ничего не предпринимать, то очень скоро ваша папка "Входящие" будет заполнена по самое "не могу". И не важно, предприниматель вы или студент, чиновник или домохозяйка. Я, например, пенсионер, но по несколько тысяч писем ежегодно имею в своём почтовом ящике (и это несмотря на то, что регулярно избавляюсь от ненужного).

Сможете ли вы найти нужное письмо среди нескольких тысяч писем, даже используя встроенный в ваш почтовый клиент поиск? А ведь от скорости и умения обработки почты зависят ваши спокойствие и хорошее настроение, самооценка и успех!

Я собрал несколько принципов "правильной" работы с почтой. Естественно, у каждого эти принципы могут быть свои, но, если мы хотим быть эффективными, не потонуть под толщей информации, принципы должны быть.

Папка "Входящие" - это только начало работы с почтой

Лучше создать три папки для начала - "Сделать", "Читать" и "Ждать" (у вас могут быть свои папки, но я делаю именно так).

  • В папку "Сделать" я перекладываю письма, требующие немедленного отклика.
  • Папка "Читать" - немедленно реагировать не надо, но разобрать при первой же возможности.
  • Папка "Ждать" - сюда попадают письма, действия по которым зависят от других людей.

Cправочная система, организованная по проектам

То есть в папку "1" попадают все письма по этому проекту 1, в папку "2" - письма по проекту 2 и т.д.

Хранятся они там до тех пор, пока существует сам проект, а по завершении его вся папка переносится в папку "Архив".

Чем проще, тем лучше!

Чтобы не запутаться в иерархической системе папок, я не создаю множество подпапок.

Отдельные дополнительные папки - "Финансы" и "Личное"

Тут и без объяснений всё ясно.

ППВ

Основной принцип - Пустая Папка "Входящие".

Все письма должны быть переработаны и отправлены по своим папкам.

Обработка писем - одно за другим и каждое письмо обрабатывается сразу

Можно было бы обрабатывать сначала важнейшие, потом важные, потом менее важные и т.д., но такая система требует просмотра писем дважды. Первый раз, чтобы решить, какое письмо важнее, второй раз - по сути самого письма. Но я обрабатываю последовательно и работаю с письмом только один раз.

Просмотр почты - два раза в день

Никаких напоминаний о приходе почты. Только дважды в день - утром и вечером. И никогда среди дня, а иначе так и будешь проверять весь день.

Решительность

Можно долго мямлить, решая, удалить письмо или оставить. Так вот один из основных принципов: решай быстро! И если уж задумался, то скорей всего, надо удалить.

Нумеровать папки

Чтобы наиболее важные папки были наверху, я их нумерую: 01, 02 и т.д. Проекты нумерую 1, 2 и т.д. Таким образом они всегда наверху. Число папок не должно превышать длины одного экрана.

Вывод

Работая по этим принципам, я добился следующего:

  1. Папку "Входящие" держу пустой, благодаря чему освобождаю свою память, т.к. письма не маячат в ящике.
  2. Структурировал почту по папкам и всегда знаю, где что лежит.
  3. Не дёргаюсь с проверкой почты, а ведь раньше реагировал на каждое входящее письмо.

Жить стало проще, жить стало веселее!

А какую систему работы с почтой применяете вы?

Или, возможно, систему жизни?

Понравилась статья? Поделись!

Нет комментариев

Добавить комментарий

Отправить комментарий Отменить

Сообщение

Яндекс-Метрика